ひとりで悩まず相談
- 年度末に36協定の更新を予定している企業の担当者
- 36協定の記入方法や注意点を改めて確認したい方
- 労働時間管理や労務管理の見直しを検討している方
- 書類不備による再提出を避けたい人事・総務担当者
はじめに
年度末が近づくと、多くの企業で36協定（サブロク協定）の更新時期を迎えます。
毎年同じ手続きを行っている企業でも、
記入漏れや内容の不備によって労働基準監督署から再提出を求められるケースは少なくありません。
特に年度末は届出が集中するため、書類の不備があると想定していた時期に協定が有効にならない可能性もあります。
この記事では、
- 36協定の基本
- 更新時期に多い記入ミス
- 特別条項を定める場合の注意点
- 更新時期に見直しておきたい労務管理
について整理します。
36協定とは
36協定とは、労働基準法第36条に基づく労使協定です。
企業が従業員に対して
- 法定労働時間を超える時間外労働
- 法定休日の労働
をさせる場合に必要となる手続きです。
企業は、次のいずれかと協定を締結する必要があります。
- 労働組合（過半数組合）
- 労働者の過半数代表者
そのうえで、労働基準監督署へ届出を行うことで効力が発生します。
なお、36協定を締結・届出していない場合、
時間外労働や休日労働そのものが違法となる可能性があるため注意が必要です。
ひとりで悩まず相談
更新時期に多い記入ミス
36協定は毎年更新する企業が多いため、前年の書式をそのまま利用して提出するケースも少なくありません。
しかし、実際には次のようなミスが見られることがあります。
過半数代表者の職名の記入漏れ
過半数代表者の欄では、氏名だけでなく職名の記入が必要です。
役職がない場合でも、
- 一般社員
- 営業社員
- 製造社員
など、何らかの職名を記入する必要があります。
協定期間の記載ミス
36協定では、協定の有効期間を記載します。
年度単位で設定している企業では、
- 前年の期間が残っている
- 日付の更新漏れ
といったミスが起きることがあります。
特別条項の理由が不明確
特別条項付きの36協定を締結する場合、
限度時間を超える理由を具体的に記載する必要があります。
理由が曖昧な場合、修正を求められるケースもあります。
ひとりで悩まず相談
特別条項を定める場合の注意点
特別条項付き36協定では、
臨時的に限度時間を超えて労働させる場合の理由を記載します。
ここで重要なのは、
通常の残業理由では認められない点です。
特別条項の理由は、あくまで「臨時的な事情」である必要があります。
例えば次のようなケースです。
- 納期の大幅な変更
- 突発的なトラブル対応
- 災害などの緊急対応
- 大規模なクレーム対応
- システムトラブルなどの緊急対応
一方で、
- 慢性的な人手不足
- 恒常的な業務量の多さ
などは、臨時的な理由とは認められない可能性があります。
ひとりで悩まず相談
余裕を持った準備を
36協定は、提出しただけで有効になるわけではありません。
労働基準監督署が受理して初めて効力が発生します。
年度末は届出が集中するため、
- 書類の不備
- 修正対応
- 再提出
が必要になると、予定していた時期に協定が間に合わない可能性もあります。
そのため、更新時期には余裕を持って準備を進めることが重要です。
ひとりで悩まず相談
労務管理を見直す機会に
36協定の更新は、単なる書類手続きではありません。
むしろ、
- 労働時間の実態
- 業務量の状況
- 労務管理の運用
を見直す良い機会でもあります。
例えば、
- 残業時間が増えていないか
- 業務配分に問題はないか
- 人員体制は適切か
といった点を確認することで、働き方の改善につながる場合もあります。
新年度を迎える前に、現在の働き方を一度見直してみるのもよいかもしれません。
ひとりで悩まず相談
まとめ
36協定は、企業が時間外労働や休日労働を行うために欠かせない手続きです。
しかし、毎年同じ手続きをしている企業でも、
記入ミスや内容の不備によって差し戻しになるケースは少なくありません。
更新時期には
- 協定期間の確認
- 過半数代表者の記載内容
- 特別条項の理由
などを改めて確認することが大切です。
また、36協定の更新は労働時間管理や業務体制を見直す良い機会でもあります。
新年度を迎える前に、現在の働き方について一度整理してみることをおすすめします。